Мой Киев - �нтернет-журнал «Мой Киев»

Аренда зала Киев

Arenda zala KievПроведение конференций и других ответственных мероприятий требует тщательной подготовки.

Это касается выбора помещения, подготовка зала для воспроизведения и передачи информации, а также организация питания. Сама структура тематического обсуждения – отдельная система действий. Организаторы должны продумать, каким образом будет передаваться информация, сколько докладчиков будут выступать, какая периодичность выступлений предполагается. Всегда необходимо иметь в запасе несколько видеороликов соответствующего направления. На случай непредвиденной паузы или свободного времени между выступлениями.

Что важно в выборе

Зал должен полностью соответствовать потребностям гостей и выступающих. Выбор площади зависит от временного промежутка, в течение которого будет длиться мероприятие. Стоит понимать, что быть участником события и организатором – две большие разницы. Для первых это новые возможности роста, знакомства, поиск партнеров. А для других – множество проблем, которые нужно грамотно решать, чтобы конференция прошла на ура.

Нередко организация качественной деловой встречи занимает несколько месяцев. Нужно продумать все детали. И первостепенным в данном случае является выбор зала.

С чего начать

Для начинающего бизнесмена все может показаться как нельзя проще – достаточно выбрать помещение и все. Но также следует учитывать ряд деталей:

Выбрать зал лучше всего в центре. Так гостям и участникам конференции будет легко добраться. Место легче найти на карте, а рядом можно найти гостиницу или ресторан для организации банкета после конференции.

Комфортное размещение гостей. Зал должен быть вместительным. Причем следует учесть не только приглашенных на мероприятие, но и иметь в наличии запасные места. Это необходимо в случае присутствия непредвиденных гостей.

Наличие оборудования. Лучше выбирать зал, где есть все необходимое оборудование для проведения встречи. Это касается возможностей воспроизводить видеоматериалы, аудио-информацию. Как правило, в стоимость аренды включены некоторые устройства. Но это нужно уточнять еще до начала мероприятия. Возможно, за некоторые приборы потребуется доплатить.

Если компания желает установить свое оборудование, то нужно привести его в зал заранее, чтобы грамотно разместить и проверить качество звука, видеовоспроизведения.

Атмосфера зала. В помещении должно быть достаточно света, а оформление – соответствовать тематике мероприятия. Наглядные материалы, небольшая реклама компании. Все это можно самостоятельно развесить или доверить агентству, которое будет заниматься оформлением помещения.

Подробный сценарий ведения мероприятия. Это касается последовательности выступлений докладчиков, перерывов, чередования видео материалов и лекций.

Обязательно нужно придерживаться строго стиля. Исключение составляет дружественный вечер. Тогда можно отойти от формальностей.

Нередко конференции затягиваются на несколько дней. В этом случае необходимо организовать питание для присутствующих. Если мероприятие однодневное, то достаточно небольшого фуршета и кофе-брейков.

И в том, и в другом случае подойдет услуга кейтеринга. Данный вид представляет собой приготовление, доставку и организацию банкета по указанному клиентом адресу. Это не нужно путать с курьерской доставкой, где просто производится доставка продуктов питания или приготовленных блюд в одноразовой посуде. Кейтеринг – это ресторанная еда, красиво оформленная и поданная на выезде.

Выбор зала в соотношении цены и качества

Часто организаторы выбирают зал исходя из стоимости аренды. Поскольку компания не всегда может позволить себе неограниченный бюджет для подготовки мероприятия. Нередко проведение встречи нужно вместить в ограниченные средства.

Но при этом встречу хочется провести на высоком уровне. А значит следует выбирать тщательно, обращая внимание на мелкие детали. На оборудовании экономить не стоит. Но выбирать нужно только то, что действительно необходимо. Если есть возможность – привезти свои приборы.

Зал выбирают с учетом количества слушателей, докладчиков, делая небольшой запас на незапланированных посетителей. Обязательно нужно поставить себя на место гостя. Оценить ситуацию со стороны: удобно ли располагаться в кресле, воспринимать информацию. Посетителям конференции должно быть максимально комфортно.

Цена аренды зала https://a-ces.com.ua/ru/konferents-zaly-v-kieve/ зависит и от места расположения помещения. Беспроигрышный вариант – в центре Киева. Всем гостям будет удобно добраться до здания, также в доступной близости расположены гостиницы и рестораны. Для местных жителей нужно организовать доставку до места конференции, а гостей из других городов разместить недалеко в гостиничном комплексе.

Дополнительные услуги

Если организатор обращается в агентство по проведению конференций, то ему н нужно беспокоиться о деталях, а только контролировать проведение подготовки и заниматься наполнением протяженности события.

Кроме основных услуг: зал, техника, агентства предлагают ряд дополнительных услуг для участников конференции. Если мероприятие длительное, то потребуется организовать не только короткие перерывы на кофе, но и полноценные обеды. Часто в качестве данного вида услуг предлагают кейтеринг. Это доставка еды из ресторана, проведение сервировки, контроль за наполнением еды, своевременная подача блюд.

Если в зале, где будет проходить мероприятие, нет достаточно места для того, чтобы накрыть стол, то лучше выбрать кафе, ресторан рядом с местом локации. Организаторы, как правило, знают несколько приемлемых по ценовой политике мест, где можно заказать комплексные обеды или банкет.

Организатору не нужно стесняться задавать дополнительные вопросы в агентстве: относительно комплектации техники, наличию кондиционеров, дополнительных комнат. В таком случае конференция будет проведена на высшем уровне. Выбор подходящего места для события – только начало большой подготовки.



Рейтинг 5.0 из 5. Голосов: 1

Опрос

Оцените пожалуйста удобства использования сайта
 

Популярное на сайте

Как избавиться от навязчивых мыслей?

10.08.2014
1361080215 bessonicaПсихологи утверждают, что абсолютно каждый человек рано или поздно сталкивается с навязчивыми...
Подробнее...

Что делать при аварийной ситуации на лодке?

07.08.2014
water flow 4 420Существует огромное количество литературы, написанной о правилах поведения на воде. Каждый...
Подробнее...

Как открыть стоматологический кабинет с нуля?

29.12.2020
стоматологияСтоматологические услуги на данный момент являются очень востребованными. Поэтому бизнес в...
Подробнее...

Как правильно выбирать запчасти

10.07.2014
choose autoКаким бы надежным и качественным не был автомобиль, рано или поздно наступает момент, когда...
Подробнее...

Зачем в квартире нужны жалюзи?

01.11.2015
жалюзиНа современном рынке представлен огромный ассортимент такой продукции как жалюзи. Однако, многие...
Подробнее...